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BMF Schreiben zur Einführung der E-Rechnung vom 15-10-2024
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Einführung der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen ab 2025
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Ein einfaches PDF-Format erfüllt diese Anforderung nicht.
Wer ist von der Verpflichtung betroffen?
Die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen, gilt nur für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B), egal ob das Unternehmen haupt- oder nebenberuflich betrieben wird. Ab spätestens 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen (B2B) erstellen. Außerdem müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Auch für bestimmte Sonderfälle gelten die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen. Dazu gehören Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren gemäß § 13b UStG), Umsätze, die der Differenzbesteuerung unterliegen, sowie Rechnungen über Reiseleistungen.
Künftig wären auch Vermieter verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen, wenn sie mittels Option steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten.
Ab wann gilt die Verpflichtung?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, auch ohne vorherige Zustimmung. Die allgemeine Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen tritt ebenfalls ab diesem Datum in Kraft.
Aufgrund des zu erwartenden erheblichen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller für die Jahre 2025 bis 2028 eingeführt:
Bis Ende 2026:
Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, für B2B-Umsätze von 2025 und 2026 verwenden, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.).
Bis Ende 2027:
Papierrechnungen und nicht formatgerechte elektronische Rechnungen sind für B2B-Umsätze von 2027 weiterhin zulässig, sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR hat und die Zustimmung des Empfängers vorliegt (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n. F.). Größere Unternehmen können Rechnungen mittels EDI-Verfahren übermitteln.
Ab 2028:
Die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung sind verbindlich. Dies schafft die Grundlage für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem und die EU-weit geplanten ViDA-Maßnahmen. Eine neue Ermächtigung für das BMF wurde in § 14 Abs. 6 UStG n. F. aufgenommen, um das Format der E-Rechnungen per Verordnung zu bestimmen.
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